Success Story

Im Rahmen eines kurzfristigen Unterstützungsprojekts der one.point.five haben wir bei einer deutschen Fondsbank das Informationsregister gemäß DORA‑Verordnung deutlich vor der Frist termingerecht und fehlerfrei eingereicht.

Vorstellung des Kunden und Kontext

Unser Kunde zählt zu den größten unabhängigen Fondsplattformen Deutschlands. Er verwaltet in hunderttausenden  Depots mehrere Milliarden EUR und bietet eine Auswahl aus Tausenden von Fonds und ETFs an.

Im Zentrum des Projekts stand die termingerechte Abgabe des DORA-Informationsregisters. Dieses Register verlangt, dass Finanzunternehmen systematisch alle vertraglichen Beziehungen zu externen IKT-Drittanbietern – einschließlich Subunternehmern – erfassen. Ziel ist es, Abhängigkeiten transparent zu machen, um Risiken wie IT-Ausfälle oder Cyberangriffe frühzeitig zu erkennen und wirksam zu managen.

Herausforderungen

Im Rahmen des Projekts gab es diverse Herausforderungen. Neben der grundsätzlichen internen Informationsbeschaffung für das komplex aufgebaute Informationsregister, stand das  zu Beginn des Jahres angekündigte finale BaFin-Template sowie eine entsprechende Testumgebung nicht frühzeitig zur Verfügung.

Eine weitere Herausforderung war es, erforderliche Informationen von Dienstleistern einzuholen. Trotz Nachhakens bei Ansprechpartnern wurden teils leere Fragebögen abgegeben oder Angaben erwiesen sich als fehlerhaft. Dies erschwerte es, sowohl die Datenqualität sicherzustellen als auch den Zeitplan einzuhalten.

Zusätzlich herrschte Unsicherheit darüber, wie das Informationsregister korrekt auszufüllen ist. Weder FAQs der ESAs und der BaFin noch der ITS zum Informationsregister konnten alle Fragen eindeutig klären. Folglich liefen Testläufe nach dem Prinzip des „Trial and Error“ ab, aus denen wichtige Erkenntnisse gezogen wurden. Gleiches galt für die Fehlercodes aus den Testläufen, die häufig weder eine eindeutige Ursache noch Erklärung boten.

Vorgehen und Ergebnis

Zu Beginn legten wir das Vorgehen fest und erstellten ein umfassendes Tracking über alle Fragebögen und notwendigen Dateien. Ausgangspunkt war die Zusammenführung aller Daten, die zuvor in einzelnen Dokumenten gespeichert waren. Diese Daten wurden qualitätsgesichert, überprüft und bei Bedarf durch Rückfragen an die Fachabteilungen ergänzt – insbesondere hinsichtlich Vertragsinhalten und zugehöriger Kosten. So wurden etwa 60 Verträge schrittweise in die Informationsregister-Masterdatei eingetragen und bei neuen Erkenntnissen angepasst. Sobald das finale 1.0‑BaFin-Template verfügbar war, erfolgte die Übertragung der Daten.

In den Wochen vor Ostern führten wir die ersten Testläufe auf dem BaFin-MVP-Portal durch. Bereits im ersten Testlauf trat nur eine überschaubare Anzahl von Fehlern auf, die durch eine geringe Anzahl weiterer Durchläufe vollständig behoben wurden.

Ergebnisse

Nach dem fehlerfreien Testlauf wurde das Informationsregister am Donnerstag vor dem Osterwochenende in der Produktionsumgebung des BaFin-MVP-Portals hochgeladen. Am darauffolgenden Werktag erhielten wir die Rückmeldung im Portal, dass die Einreichung erfolgreich war – damit war die Hauptzielsetzung des Projekts erfüllt.

Learnings

Aus dem Projekt konnten wir folgende Learnings zum Informationsregister gewinnen:

• Institute müssen personelle Ressourcen bereitstellen, um die fehlerfreie Befüllung des Informationsregisters zu gewährleisten und Daten zuverlässig einzuholen.

• Zentrale Datenquellen im Unternehmen sind unverzichtbar, um benötigte Informationen dauerhaft vorzuhalten.

• Dienstleisterkooperation ist entscheidend, um Informationen korrekt zu erhalten.

• Eine strukturierte Vorgehensweise ist essenziell: Bei mehreren tausend Zeilen in Informationsregister-Templates würde man sonst schnell den Überblick verlieren.

 Fazit

Insgesamt hat one.point.five das Projekt beim Kunden vollständig und deutlich vor der Frist abgeschlossen – zur vollen Zufriedenheit der Verantwortlichen. Das stärkte unsere Expertise im Themenkomplex DORA und Informationsregister, und führte unmittelbar zu Folgekooperationen.