Success Story

 Ausgangssituation

Ein Inkassodienstleister stand im Zuge der Neuregulierung nach dem Kreditzweitmarktförderungsgesetz (KrZwMG) vor der Aufgabe, ein den aufsichtsrechtlichen Anforderungen entsprechendes Auslagerungsmanagement aufzusetzen.
Das Unternehmen verfügte bereits über etablierte Strukturen im Dienstleistermanagement, jedoch fehlte ein formalisiertes, regulatorisch tragfähiges Rahmenwerk zur Steuerung von Auslagerungen im Sinne der relevanten Vorschriften.

Herausforderung

Die zentrale Herausforderung bestand darin, ein regulatorisch konformes und zugleich praxistaugliches Auslagerungsmanagement zu etablieren, das sowohl der Unternehmensgröße als auch dem bestehenden Reifegrad im Bereich Third Party Risk Management (TPRM) gerecht wird.
Es galt, Anforderungen aus dem KrZwMG und angrenzenden Regelwerken (insb. ZAG, MaRisk-AT 9, EBA-Leitlinien) zu berücksichtigen, dabei aber schlanke, skalierbare Prozesse zu entwickeln, die sich nahtlos in die bestehende Organisation integrieren lassen.

Vorgehen

Der Aufbau des Auslagerungsmanagements erfolgte in mehreren, aufeinander abgestimmten Schritten:

• Reifegradbewertung & Gap-Analyse:
  Erhebung des Status quo im Bereich Dienstleistersteuerung und Abgleich mit den aufsichtsrechtlichen Vorgaben. Die Analyse zeigte u. a. Handlungsbedarf in der Risikoklassifizierung, Vertragsgestaltung und laufenden Überwachung von Auslagerungen.

• Zielbilddefinition & Strukturaufbau:
  Entwicklung eines passgenauen Zielbildes unter Rückgriff auf Anforderungen der ZAG-MaRisk sowie der EBA-Guidelines zu Outsourcing.
  Aufbau eines Governance-Rahmens mit klaren Verantwortlichkeiten, definierten Eskalationswegen und regelmäßiger Berichterstattung.

• Prozessintegration:
  Einführung strukturierter Prozesse zur Risikobewertung, Klassifizierung und Dokumentation von Auslagerungen.
  Erstellung und Implementierung standardisierter Templates (z. B. Risikoassessment, Vertragschecklisten, Kontrollkalender).

• Schulung & Change-Management:
  Durchführung zielgruppenspezifischer Schulungen für Fachbereiche, Compliance und Geschäftsführung.
  Etablierung eines dauerhaften Verantwortungsverständnis im Umgang mit Auslagerungen.

Ergebnis

Das Unternehmen verfügt heute über ein aufsichtsrechtlich konformes, praxisorientiertes Auslagerungsmanagement, das den Anforderungen aus dem KrZwMG vollumfänglich gerecht wird.
Die Integration in die bestehende TPRM-Struktur sorgt für klare Steuerung, Transparenz und Effizienz.
Interne Prüfungen bestätigen die Wirksamkeit der eingeführten Prozesse.
Fazit: voller Erfolg – mit schlankem Setup zur regulatorischen Sicherheit.